Så skapar du en effektiv personalplanering för din restaurang
I restaurangbranschen är en effektiv personalplanering avgörande för framgång. Det handlar om att balansera hög servicekvalitet med optimal resursanvändning, och att skapa en arbetsmiljö där personalen trivs och kan prestera på topp. Personalplanering är det övergripande arbetet med att säkerställa rätt bemanning över tid, medan schemaläggning är den mer detaljerade planeringen av arbetspass.
Utmaningar med personalplanering
Schemaläggning inom restaurang är komplext. Det handlar om varierande arbetstider, ofta hög personalomsättning och snabba förändringar i efterfrågan. Många anställda upplever problem med att kombinera arbete och fritid på grund av bristfällig schemaläggning, ett fenomen som ibland kallas “schemakaos”. Detta påverkar både de anställdas privatliv och restaurangernas verksamhet, vilket rapporterats av Di.se.
De största utmaningarna
Tre stora utmaningar sticker ut: tid, kommunikation och personalomsättning. Att balansera kundupplevelse med effektivitet är en ständig kamp. Underbemanning leder till långa väntetider och missnöjda kunder, medan överbemanning blir kostsamt. Effektiv kommunikation i en stressig miljö är svårt, och traditionella metoder som Facebook-grupper räcker inte alltid till. Dessutom är personalomsättningen ofta hög, och det kan kosta uppemot 200 000 kr att ersätta en erfaren medarbetare, enligt Quinyx.
Strategier för effektiv personalplanering
Digitala verktyg – en nyckel till framgång
Moderna, digitala verktyg för personalplanering är lösningen på många av dessa problem. Program som Timezynk, Timegrip, Smartplan och Personalkollen erbjuder funktioner som kan revolutionera restaurangens personalhantering.
Automatisk schemaläggning
Dessa verktyg kan ofta skapa scheman automatiskt, baserat på faktorer som förväntad efterfrågan, personalens tillgänglighet och budget. Detta sparar tid och minskar risken för manuella fel.
Hantering av tillgänglighet
Personalen kan själva ange när de kan och inte kan arbeta direkt i systemet. Detta minskar risken för konflikter och ökar medarbetarnas inflytande över sina arbetstider.
Kommunikation i realtid
Inbyggda kommunikationsfunktioner, som appar och notiser, gör det enkelt att snabbt nå ut med information om schemaändringar eller lediga pass. Detta är särskilt värdefullt i en bransch där snabba förändringar är vanliga.
Integration med andra system
Många av dessa verktyg kan integreras med restaurangens kassasystem, som Onslip. Detta gör det möjligt att automatiskt beräkna personalkostnader i förhållande till försäljning, vilket ger en bättre överblick över lönsamheten.
Proaktiv personalhantering
Effektiv personalplanering handlar inte bara om att reagera på situationer som uppstår, utan om att vara proaktiv och ligga steget före.
Proaktiv rekrytering
Istället för att vänta tills personalbrist uppstår, bör man kontinuerligt arbeta med att attrahera potentiella medarbetare. Detta kan göras genom att delta i branschevenemang, samarbeta med yrkesskolor eller använda sociala medier för att visa upp restaurangen som en attraktiv arbetsplats, vilket också föreslås i denna artikel.
Kompetensutveckling och flexibilitet
Genom att satsa på kompetensutveckling, till exempel genom interna utbildningar, workshops eller mentorskapsprogram, skapar man en mer flexibel personalstyrka. Cross-training, där personalen lär sig flera olika arbetsuppgifter, är särskilt värdefullt. Det minskar sårbarheten vid sjukdom eller personalomsättning, och kan även öka personalens engagemang och trivsel.
Meny och öppettider
En ofta förbisedd faktor är menyn. En komplex meny med många tidskrävande moment kan vara svår att hantera med begränsad personal. Att se över och förenkla menyn kan därför vara en effektiv åtgärd. Att anpassa öppettiderna efter de mest lönsamma timmarna är ett annat sätt att optimera personalanvändningen.
Kollektivavtal, OB-ersättning och lagar
För att skapa en effektiv och rättvis personalplanering är det viktigt att ha god kunskap om gällande kollektivavtal och arbetsrättsliga lagar. Visita erbjuder kollektivavtal som ger en ram för flexibel schemaläggning, men det är viktigt att vara uppdaterad på de senaste ändringarna.
OB-ersättning
OB-ersättning, ersättning för arbete på obekväm arbetstid (kvällar, helger), är en viktig del av lönekostnaden i restaurangbranschen. Att schemalägga personal på ett sätt som minimerar OB-kostnader, utan att äventyra servicenivån, är en viktig del av personalplaneringen. Personalkollen tillhandahåller uppdaterad information om OB-satser.
Arbetstidsregler
Kollektivavtal och lagar innehåller regler för arbetstid, övertid, dygnsvila och veckovila. Till exempel kan det finnas regler om hur många timmar en anställd får arbeta per dygn eller vecka, och hur lång vila de ska ha mellan arbetspassen. Att bryta mot dessa regler kan leda till både böter och missnöjda medarbetare. Vissa kollektivavtal kan även innebära specifika schemaläggningskrav, som den nya regeln om veckovila som nämns av Personalkollen.
Säsongsanställning
För restauranger med stora säsongsvariationer kan säsongsanställning vara ett bra alternativ för att anpassa bemanningen efter behovet, förutsatt att det finns en lokal överenskommelse med HRF, som Personalkollen nämner.
Kommunikation, feedback och långsiktighet
Öppen kommunikation och regelbunden feedback är avgörande för en välfungerande personalplanering. Genom att ha regelbundna personalmöten, både i grupp och individuellt, kan man fånga upp problem och önskemål i tid. Att använda enkäter för att samla in feedback anonymt kan också vara värdefullt. BFUF har också visat att det finns utmaningar men även stora möjligheter till förbättring.
Sammanfattning
Att skapa en effektiv personalplanering för en restaurang är en ständigt pågående process. Det kräver en kombination av smarta digitala verktyg, proaktiva strategier, god kommunikation och kunskap om gällande lagar och avtal. En välplanerad personalstyrka är en investering i både kvalitet, personalens välmående och restaurangens lönsamhet. Nöjd personal leder i sin tur ofta till nöjda gäster.